一.系統(tǒng)背景

　　國(guó)家及企事業(yè)單位的各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，檔案存儲(chǔ)越來(lái)越多,;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也是日益明顯，從而致使我國(guó)檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，其主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：檔案種類多,數(shù)量大,檔案整理時(shí)間較長(zhǎng),復(fù)核工作耗時(shí)長(zhǎng)等等.

　　二.系統(tǒng)簡(jiǎn)介

　　鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的的模式與技術(shù)需要改造.作為新一代跟蹤與信息識(shí)別的蘇州新導(dǎo)RFID資產(chǎn)管理技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的信息化、自動(dòng)化帶來(lái)更多的便捷性，具有其他技術(shù)方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。促進(jìn)傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變、提高現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，在形成新型的檔案保管和蘇州新導(dǎo)利用等方面均產(chǎn)生了強(qiáng)勁的推動(dòng)作用。

　　三.系統(tǒng)目標(biāo)

　　蘇州新導(dǎo)RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)需要滿足實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過(guò)RFID標(biāo)簽作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯(cuò)率,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對(duì)檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。于此同時(shí)充分體現(xiàn)了行業(yè)界的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，與國(guó)際化檔案智能化管理接軌。

　　四.系統(tǒng)功能

　　蘇州新導(dǎo)RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的無(wú)線射頻識(shí)別(RFID)技術(shù)和成熟的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤(pán)點(diǎn)、安全等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，以RFID作為信息存儲(chǔ)媒介，在RFID芯片中存儲(chǔ)了檔案的基本信息和使用記錄。蘇州新導(dǎo)利用非接觸式的手持式、臺(tái)式、通道式RFID讀寫(xiě)設(shè)備，緊密配合后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤(pán)點(diǎn)工作過(guò)程的信息化管理。

　　1.檔案存放

　　整理工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、存放時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過(guò)RFID電子標(biāo)簽讀寫(xiě)設(shè)備將保存檔案信息寫(xiě)入電子標(biāo)簽芯片中。正常情況下電子標(biāo)簽置于檔案盒表面，標(biāo)簽表面可根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求印有檔案名稱、編號(hào)、類別、密級(jí)等基本信息。

　　2.檔案借取

　　利用檔案大廳安裝的自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過(guò)查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編)，以及業(yè)務(wù)辦理的流程，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能，同時(shí)完成外來(lái)人員對(duì)各類檔案資料使用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。

　　3.檔案查找：資料庫(kù)管理終端接收到借閱申請(qǐng)信息后，自動(dòng)查詢?cè)摍n案的存放信息，并發(fā)送到RFID移動(dòng)終端。檔案管理人員根據(jù)RFID移動(dòng)終端上的提示信息定位檔案存放的貨位。定位到貨位后，通過(guò)RFID移動(dòng)終端掃描定位要查找的資料的具體位置，取出檔案。分別讀取檔案的RFID標(biāo)簽信息和檔案貨位標(biāo)簽信息，完成查找檔案確認(rèn)。

　　4.檔案借出：管理工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給借閱者之前，必須蘇州新導(dǎo)利用系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行檔案電子標(biāo)簽信息采集，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借出時(shí)間和檔案信息。

　　5.檔案歸還

　　用戶使用檔案后歸還檔案，工作人員采集檔案電子標(biāo)簽信息，系統(tǒng)自動(dòng)登記歸還時(shí)間和檔案，完成歸還登記,隨后將檔案資料放回指定的位置并通過(guò)RFID移動(dòng)終端讀取檔案和檔案架標(biāo)簽信息確認(rèn)放回作。若用戶超過(guò)指定的借閱時(shí)間未及時(shí)歸還檔案資料，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出報(bào)警提醒。

　　6.檔案防盜

　　RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的防盜丟失管理以及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控。在檔案室的出口安裝RFID固定讀寫(xiě)器、紅外對(duì)射系統(tǒng)，每個(gè)進(jìn)出通道安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并與管理中心系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接。作員佩帶身份卡，在進(jìn)出庫(kù)房時(shí)系統(tǒng)對(duì)作員進(jìn)行身份鑒權(quán);對(duì)于未佩帶身份卡進(jìn)出庫(kù)房的人員，紅外對(duì)射系統(tǒng)將產(chǎn)生告警。

　　7.檔案盤(pán)點(diǎn)

　　采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤(pán)點(diǎn)，使得原來(lái)沉重繁瑣的檔案盤(pán)點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，庫(kù)房管理終端發(fā)送盤(pán)點(diǎn)指令到RFID移動(dòng)終端，庫(kù)房管理員根據(jù)RFID移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤(pán)點(diǎn)作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤(pán)點(diǎn)作。


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